FAQ
In der Informationsveranstaltung zum 3i-System am 11. Dezember 2024 wurden Fragen der Teilnehmenden gesammelt. Diese Fragen werden im Folgenden, zusammengefasst zu thematischen Blöcken, beantwortet, soweit es in dem jetzigen Stadium des Projektes möglich ist.
Wie sieht der Zeitrahmen konkret aus? Was soll 2025 umgesetzt werden, was später? Gibt es zeitliche Vorgaben?
Die Laufzeit des Hauptprojekts ist für die Jahre 2025 und 2026 angesetzt. Dies bedeutet nicht, dass das 3i-System Ende 2026 „fertig“ ist. Es sollen die dringendsten Themen bearbeitet und Strukturen etabliert sein, die danach eine schrittweise Weiterentwicklung des Systems ermöglichen. Wichtigste Themen für 2025 sind Informationsversorgung, Personalmanagement und Governance. Diese müssen – mit Blick auf die Haushaltsaufstellung der FHH für 2027/2028 bis zum ersten Quartal 2026 geklärt sein.
Im Falle der Informationsversorgung muss schon bis Herbst 2025 die Finanzierung von fachübergreifenden Produkten für 2026 geklärt sein. Auch das Serviceportfolio, die räumliche Entwicklung und die Innovationsfähigkeit werden im Jahr 2025 schon bearbeitet. Begleitend dazu steigen wir in das Thema gemeinsame Kultur ein. Ein detaillierter Zeitplan für das Hauptprojekt ist derzeit in Bearbeitung.
Welche Möglichkeiten habe ich, mich zu informieren?
Aktuelle Informationen zum 3i-Prozess veröffentlichen wir immer über unseren Newsletter, der demnächst das erste Mal erscheint. Die grundsätzlichen Informationen zu 3i hier auf der Webseite werden ebenfalls aktuell gehalten. Auch Townhall-Meetings sind in regelmäßigen Abständen vorgesehen. Die Projektleitung 3i freut sich außerdem über Einladungen in die 3i-Einrichtungen und in Gremien der Fakultäten.
Welche Möglichkeiten wird es geben, sich angemessen zu beteiligen und mitzugestalten? Werden alle Mitarbeitenden miteinbezogen? Welche Formate wird es geben?
Im Hauptprojekt werden viele Kolleg:innen aus den unterschiedlichen Bereichen in Projekten eingebunden. Gleichzeitig wird es verschiedene Formate geben, um Kolleg:innen an der inhaltlichen Gestaltung des Prozesses zu beteiligen, die nicht direkt in die Projektarbeit eingebunden sind. Zu diesen Formaten könnten Townhall-Meetings, inhaltliche Workshops, Interviews und andere gehören. Darüber hinaus wird regelmäßig auf verschiedenen Kanälen und in Veranstaltungen über den Projektstand und Zwischenergebnisse informiert.
In den verschiedenen Phasen des Projekts wird es immer wieder auch temporäre und weniger zeitaufwändige Möglichkeiten geben, sich zu beteiligen und eigene Ideen einzubringen. Dass die Projektarbeit an allen Stellen zusätzlichen Aufwand erzeugt, ist allen Beteiligten bewusst und wird auf den unterschiedlichen Entscheidungsebenen regelmäßig kommuniziert.
Welche Beteiligungsmöglichkeiten gibt es für Mitglieder der Universität, die nicht im 3i-System arbeiten?
Der 3i-Prozess ist bewusst dialogisch angelegt. Ziel ist es, über verschiedene Formate mit möglichst vielen Personen aus der Universität ins Gespräch zu kommen, sie zu beteiligen und Wünsche und Ideen in das Projekt einfließen zu lassen. Dies geschieht thematisch auf der Ebene der Teilprojekte, aber auch übergreifend durch die Projektleitung. Bei Interesse am Projekt und an einer Beteiligung kommt gerne auf uns zu.
Werden die angesprochenen Räume für jede*n zugänglich sein? Kommen neue Lernorte für alle? Welche Auswirkung hat die bauliche Situation (der SUB?) auf das Projekt und wie wird das berücksichtigt?
Die generelle Zugänglichkeit der Bibliotheken soll erhalten bleiben, da sie für die SUB sowieso Teil ihrer gesetzlichen Aufgabe ist und für die UHH einen wichtigen Beitrag zur Öffnung der Universität in die Gesellschaft darstellt. Ziele sind zunächst eine Verbesserung der vorhandenen Räume durch gemeinsame Standards bei Berücksichtigung der fachlichen Unterschiede sowie eine bedarfsgerechte Versorgung der Universität mit hybriden Lern- und Arbeitsräumen. Dies kann auch bedeuten, weitere solcher Räume zu schaffen. Eine Generalsanierung der SUB als zentralen Wissensraum für den Campus ist auch für die UHH von großer Bedeutung. Die weitere Entwicklung wird hier zwischen allen Beteiligten eng abgestimmt.
Wie wirkt sich der Prozess auf die eigene Arbeit aus? Welche Mitarbeitenden betrifft das Projekt?
Welche Auswirkungen der Prozess mittel- und langfristig hat, lässt sich derzeit noch nicht konkret für die einzelnen Aufgaben und Tätigkeiten sagen. Viele Auswirkungen sind auch stärker durch die allgemeine Entwicklung (digitale Transformation der 3i) bedingt als durch das konkrete 3i-Projekt. Das Projekt betrifft alle Kolleg:innen, die für das 3i-System der UHH arbeiten, unabhängig davon, an welcher Stelle sie das aktuell tun.
Wie werden die Aufgaben verteilt? Welche Arbeitsplätze verändern sich in diesem Prozess? Gibt es Mitspracherecht? Wird es Weiterbildungsangebote geben?
Das Prinzip ist, dass Aufgaben zukünftig dort erledigt werden sollen, wo sie am effizientesten und mit der entsprechenden Kompetenz erledigt werden können. Dazu wird auch die Bündelung von Kräften aus verschiedenen Bereichen notwendig sein. Welche Bereiche und Kolleg:innen das konkret betrifft, lässt sich zu diesem Zeitpunkt noch nicht sagen. Klar ist, dass für möglichst viele Kolleg:innen Entwicklungsmöglichkeiten eröffnet werden sollen. Für den Erwerb von notwendigen Kompetenzen und Fähigkeiten für neue Aufgaben ist Weiterbildung also ein wichtiger Teil des Prozesses. Die Mitwirkung an der Gestaltung des eigenen (zukünftigen) Arbeitsplatzes ist ein wichtiger Teil der Entwicklung.
Wie wird das alles finanziert? Gibt es Einsparungen? Welche Synergien werden nutzbar gemacht, um die schwierige Haushaltslage abzumindern?
Ziel ist es, die gemeinsamen Ressourcen zu bündeln und das System mittelfristig bedarfsgerecht auszustatten. Ob und in welchem Umfang dazu auch zusätzliche Mittel notwendig sind, wird in der ersten Phase des Hauptprojekts ermittelt. Dazu muss zunächst eine gemeinsame Analyse der derzeit verfügbaren Ressourcen erfolgen. Dieser Überblick zusammen mit einer Bedarfsanalyse wird dann gemeinsame Verhandlungsgrundlage von UHH und SUB gegenüber der BWFG sein. Das Projekt hat nicht den Auftrag, Ressourcen zu sparen, sondern vielmehr die vorhandenen Ressourcen möglichst effektiv und zukunftsorientiert einzusetzen.
Welche Auswirkungen hat 3i auf die Stellenausstattung?
Ein Ziel des 3i-Projekts ist es, das 3i-System bedarfsgerecht mit Personal auszustatten. Das bedeutet auch, im Rahmen der verfügbaren Mittel vereinbarte Dienstleistungen abzusichern und innovative Dienstleistungen zu entwickeln. Dies eröffnet für alle Mitarbeitenden Chancen, sich beruflich weiterzuentwickeln und neue Arbeitsbereiche kennenzulernen.
Wie ist das mit dem HR-Konzept konkret gemeint. Kommt es zu einer Durchmischung der Belegschaft (UHH/ SUB)? Wie wirkt sich das auf Auszubildende aus? Wird es eine Angleichung der Stellenbewertungen UHH und SUB geben?
Das HR-Konzept (Konzept Human Resources) bezieht sich auf zwei Bereiche. Im Bereich Personalbedarf und -entwicklung werden zunächst die für das 3i-System aktuell zur Verfügung stehenden Personalressourcen ermittelt. Gleichzeitig werden in den verschiedenen Teilprojekten Bedarfe formuliert, die für die Aufgabenerfüllung des 3i-Systems jetzt und zukünftig notwendig sind. Damit verbunden ist in einem weiteren Schritt die Formulierung gemeinsamer Stellenbeschreibungen.
Mittelfristig wird das gemeinsame Personalmanagement auch dazu führen, Mitarbeitenden Weiterentwicklungsmöglichkeiten zu bieten, indem sie neue Aufgaben innerhalb des 3i-Systems übernehmen.
Im Bereich HR-Management wird die Frage geklärt, wie dies in einem Joint-Venture zwischen UHH und SUB rechtskonform umsetzbar ist, unter der Voraussetzung, dass alle Mitarbeitenden ja schon jetzt dieselbe Arbeitgeberin (FHH) haben.
Die enge Zusammenarbeit von UHH und SUB bei der Ausbildung soll weiter vertieft werden, damit die Auszubildenden alle Arbeitsbereiche im 3i-System kennenlernen.
Wir möchten auch eine stärkere Durchlässigkeit zwischen institutionellen Grenzen ermöglichen. Größere Flexibilität und vertiefte Kooperation bedeuten aber nicht, dass alle in Zukunft alles überall tun. Tätigkeiten und Einsatzgebiete werden weiterhin absehbar und qualifikationsgerecht bleiben.
Wird es (für die Geschäftsführung) neue Stellen geben? Welche Qualifikationen soll die Geschäftsführung haben?
Ausstattung und Profil der späteren Geschäftsführung sind Thema des Hauptprojekts (Teilprojekt Governance)
Wie wird die Zusammenarbeit SUB, UHH und Fachbibliotheken künftig organisiert (in näherer Zukunft, in weiterer Zukunft). Gremium? Wie soll das Joint-Venture ausgestaltet werden?
Die Bibliotheken der UHH gehören wie die entsprechenden Arbeitsbereiche der SUB und andere Einrichtungen zum gemeinsamen 3i-System. Ziel ist es, trotz Zugehörigkeit zu unterschiedlichen Institutionen, keine im Alltag erkennbare Trennung mehr zu haben. Die Zusammenarbeit wird innerhalb des Projekts zunächst über die Teilprojekte und eine Koordinierungsgruppe erprobt, in der auch alle Bibliotheken der Fakultäten vertreten sind. Soweit keine neuen Strukturen eingeführt sind, bestehen die bisherigen Zusammenarbeitsstrukturen fort. Über Änderungen wird informiert. Die genaue Ausgestaltung des Joint Ventures ist Thema des Hauptprojekts (Teilprojekt Governance).